公司对外合同管理过程中应当注意的相关事项
来源:广东香山律师事务所------匡光文律师 点击:3449 日期:2012/7/3 15:18:53

        近期在会员走访活动中通过对会员企业经营活动状况的了解,发现有很多会员企业在对外经营活动过程中法律意识淡薄,法律风险防范意识较弱,产生了一些法律风险,并造成了相关经济损失。为增强会员企业的法律风险防范意识,避免或减少会员企业在对外经营活动中的经济损失,现就对外合同管理过
程中应当注意的相关事项作一简要说明,供各会员企业参照。
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                                              公司对外合同管理过程中应当注意的相关事项

一、合同管理职责
1、合同管理部门的主要职责
 1)、认真学习、贯彻执行《中华人民共和国合同法》和有关法律规定,依法保护本公司的合法权益。
 2)、制定、修订本公司合同管理制度、办法,组织实施合同管理工作。
 3)、严格审查合同,防止不完善或不合法的合同出现。
 4)、协助合同承办人员依法签订合同,参与重大合同的谈判与签订。
 5)、做好合同统计、归档、保管工作。
 6)、监督、检查本公司合同签订、履行情况。
 7)、宣传合同法和有关法规,培训合同管理人员和业务人员、采购人员。
 8)、依法处理本公司的合同纠纷。
 9)、制止公司或个人利用合同进行违法活动。
10)、按期统计、汇总本公司合同签订、履行以及合同纠纷处理情况并向公司领导汇报。
2、业务部门的主要职责
 1)、依法签订、变更、解除本部门的合同。
 2)、严格审查本部门所签订的合同,重大合同提交有关方面会审。
 3)、对所签合同,认真执行,并定期自查合同履行情况。
 4)、在合同履行过程中,加强与其它各有关部门联系,发生问题及时向法务部通报。
 5)、本部门合同的登记、统计、归档工作。
 6)、协助法务部对合同纠纷的处理。
3、财务部门的主要职责
 1)、加强与业务等有关部门的联系,及时通报合同履行中的应收应付账款情况。
 2)、做好与合同有关的应收应付款项的统计、分析,提出处理建议、妥善保管收、付凭证。
 3)、配合法务部做好管理工作。
二、合同审签管理
1、公司对外签订合同,应由法定代表人或法定代表人授权的代理人进行。未经授权,任何人不得以公司名义对外签订合同。
2、严禁将合同业务介绍信转借其他单位或个人使用。介绍信的存根应当保存五年,以备核查。
3、除及时清结者外,合同应当采用书面形式,合同文本应当采用法务部发布的合同示范文本;合同相对方提供的合同文本必须送交法务部审核。
4、所有合同都应按业务类别进行分类,并按顺序由法务部统一编号。
5、合同及其有关的书面材料,应当语言规范,字迹(符号)清晰,条款完整,内容具体,用语准确、无歧义。
6、订立合同,必须完备合同条款。合同条款一般包括当事人的名称或者姓名和住所,标的,数量和质量,价款和报酬,履行的期限、地点和方式,违约责任及解决争议的方法等。
7、对于合同标的没有国家标准又难以用书面确切描述的,应当封存样品,由合同双方共同封存,加盖公章或合同章,分别交由各分公司经理、各部门经理或主管负责保管。
8、订立依法可以设定担保或者对对方当事人的履约能力没有把握的合同,应当要求对方当事人依法提供保证、抵押、留置、定金等相应形式的有效担保。
对方当事人提供的保证人,必须是法律许可的具有代为清偿债务能力的法人、其他组织或者自然人。对对方当事人的保证人的主体资格和清偿债务能力要参照本制度的规定进行审查。
9、对外签订合同,要明确选择纠纷管辖地,并力求选择本公司所在地法院。
10、法定代表人或合同承办人应当亲自在合同文本上签名盖章。
11、签订合同,应当加盖单位的合同专用章或公章。严禁在空白合同文本上加盖合同专用章或公章。单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。
三、合同审签程序
1、签订合同前必须严格审查对方当事人的主体资格。
◆对法人必须审查原件或者盖有共商行政管理局复印专用章的公司法人营业执照或营业执照的副本复印件(必须有最近年检章)。
◆对非法人经济组织,应当审查其是否按法律规定登记并领取营业执照。对分支机构或是事业单位和社会团体设立的经营单位,除审查其经营范围外,还应同时审查其所属的法人主体资格。
◆对外方当事人的资格审查,应调查清楚其地位和性质、公司或组织是否合法存在、法定名称、地址、法定代表人姓名、国籍及公司或组织注册地。
2、签订合同前需要审查代理人的代理身份和代理资格。
◆代理人职务资格证明及个人身份证;
◆被代理人签发的授权委托书;
◆代理行为是否超越了代理全息那或代理权是否超出了代理期限。
3、签订合同,必须认真审查对方当事人的履约能力,做好相关的资信调查。
4、签订合同,应当仔细审查对方当事人提供的有关证明资料,必要时应到签发部门进行验证或进行实地考察,以防对方当事人伪造或变造证明材料。对方当事人提供的各种证明资料中所使用的当事人名称、印章等内容必须完全一致。
5、签订合同时,在合同上应当盖上对方的公章或合同专用章,并由其法定代表人或代理人签名。
6、合同内容中应当有相对方的开户银行及相应账号等内容资料。
7、下列资料不能作为主体资格和履约能力的证明资料,但可归入合同档案保存,以备考查。
◆名片;
◆厂家介绍、产品介绍等资料;
◆各类广告、宣传资料;
◆各类电话、手机等通讯工具号码;
◆对方当事人提供的未经我方合同承办人见证而复制的或未与原件核对无异的复印资料。
8、合同承办人应将合同的副本一份及时送交本单位财务部门备案,作为财务部门收付款物的依据。
9、法律、行政法规规定应当办理批准登记手续的合同,合同成立后应当依法及时办理。
四、合同的内容规定
1、当事人的名称、住所:合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。
2、合同标的:合同标的应具有唯一性、准确性,买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容;服务合同应约定详细的服务内容及要求;对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。
3、数量:合同应采用国家标准的计量单位,一般应约定标的物数量,常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式(如电报、传真、送货单、发票等)。
4、质量:有国家标准,部门标准或企业标准的,应约定所采用标准的代号;化工产品等可以有指标描述的产品应约定主要指标要求(标准已涵盖的除外);凭样品支付的应约定样品的生产方式及样品存放地点。
5、价款或报酬:价款或者报酬应在合同中明确,采用折扣形式的应约定合同的实际价款;价款的支付方式如转账支票、汇票(电汇、票汇、信汇)、托收、信用证、现金等应予以明确;价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。
6、履行期限、地点和方式:履行期限应具体明确规定,无法约定具体时间的,应在合同中约定履行期间的方式;合同履行地点应力争作对本方有利的约定,如买卖合同一般约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地;约定具体地名的应明确至市辖区或县一级;买卖合同在合同中一般应约定支付的手续,即合同履行的标志,如托运单、仓库保管员签单等。
7、合同的担保:合同中对方当事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的,应结合具体情况根据《担保法》的要求办理相关手续。
8、合同的解释:合同文本中所有文字应具有排它性的解释,对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。
9、保密条款:对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。
10、知识产权条款:卖方保证,买方在使用该货物或货物的任何一部分时,免受第三方提出的侵犯其专利权、商标权或工业设计权的起诉。当任何第三方提出侵权索赔时,卖方应向第三方提出其处理答复,并承担由此引起的一切法律上的和经济上的责任。
11、合同联系制度:履行期限长的重大经济合同应当约定合同双方联系制度。
12、违约责任:根据《合同法》作适当约定,注意合同的公平性。
13、解决争议的方式:解决争议的方式可选择仲裁或起诉,选择仲裁的应明确约定仲裁机构的名称。
五、合同履行、变更和解除
1、合同履约管理
1)、法定代表人、公司总经理全面负责合同的履行。合同承办单位、部门和人员具体负责其订立合同的履行。
2)、在履行合同过程中,根据情况的变化,应当对对方当事人的履行能力进行跟踪调查。如发现问题,合同承办人要及时处理,必要时经单位负责人同意,可实地调查合同标的情况和对方当事人的履约能力。
3)、接受标的必须经过严格的验收或商检程序。对不符合制度和合同约定的标的应在法定期限内及时提出书面异议。
4)、合同结算必须通过本财务部门进行。对合法有效的合同,财务部门必须在合同约定的期限内结算。对未经合法授权或超权限签订的合同,财务部门有权拒绝结算。
5)、凡与合同有关的来往文书、电传、信函、电话记录都应作为履约证据留存。
对我方当事人的履约情况,除妥善保存有关收付凭证外,还要做好履约记录。
我方当事人收到对方当事人通过邮递方式传送的与合同有关的法律文书时,应当连同信封一并受存。通过邮递方式传送与合同有关的法律文书时,必须使用挂号信函,并保存邮局收据、回执备案。
6)、履行销售合同交付货物时应由对方当事人签署一式二份的收货单,一份留存对方,一份交销售部门备查。向对方当事人交付增值税发票时应由对方当事人出具收条。
7)、履行采购合同付款时应由对方当事人出具收款收据或收条,公司原则上只开具限制性抬头的转账支票,不允许以现金形式支付。
8)、在履行合同过程中,经办人员若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的,应当即终止履行,并及时书面上报公司法务部处理,并报总经理。
 1经营状况严重恶化;
 2转移财产,抽逃资金,以逃避债务;
 3丧失商业信誉;
 4有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形;
9)、债权债务的定期确认和发生重大变动时的确认;
 1在常年合同特别是常年销售、采购合同履行过程中,经办人员应定期对账,确认双方债权债务;
 2在对方当事人发生兼(合)并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时,应及时对账,确认合同效力及双方债权债务。
2、合同的变更和解除
 1)、对方当事人作为款物接收人而要求变更接收人时,必须有书面变更协议。严禁未取得对方当事人的书面材料而凭口头约定向已变更的接收人发货或付款。
 2)、我方当事人遇有不可抗力或者其他原因无法履行合同时,应当及时收集有关证据,并立即以书面形式通知对方当事人,同时积极采取补救措施,减少损失。
 3)、发现对方当事人不履行或不完全履行合同时,合同承办人应当催促对方当事人采取有效补救措施,收集、保存对方当事人不履行合同的有关证据,及时向法务部报告。
 4)、我方当事人因故变更或解除合同,应当及时以书面形式通知对方当事人,说明变更或解除合同的原因和请求对方书面答复的期限,尽快与对方当事人达成变更或解除合同的协议。
六、合同纠纷处理
1、合同纠纷管理
 1)、为解决合同纠纷所采取的各项措施,必须在法定的诉讼时效和期间内进行。
 2)、发现对方当事人利用合同进行诈骗等犯罪活动时,应当立即向单位负责人报告并向公安机关报案。
 3)、合同承办部门、人员应配合好公司法务部参加仲裁或诉讼。
 4)、合同纠纷发生后,可以通过协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决。
 5)、合同发生纠纷后,需要委托代理人参加仲裁或诉讼活动的,应当及时委托有资质的代理人参与处理纠纷。
 6)、解决合同纠纷的申请书、起诉书、证据、答辩书、协议书、调解书、仲裁书、裁定书、判决书等,在结案后十日内,由承办人送交法务部备案。
2、合同纠纷处理程序
 1)、发生合同纠纷,合同承办部门、人员应立即报告分管领导和法务部、公司领导,法务部、业务部门、财务部等相关部门应当及时提供解决纠纷所需的相关材料。
 2)、在处理合同纠纷过程中,对于可能因对方当事人的行为或者其他原因,使判决不能执行或者难以执行的案件,应当及时向法院申请财产保全。
 3)、合同纠纷发生后,应当依法采取一切措施,积极收集、整理有关证据。在证据可能灭失或者难以取得的情况下,应当向法院申请保全证据。
 4)、向法院提供原始证据时,必须先行复制,并请求法院的承办人员出具证据收执。
七、合同资料管理
1、建立合同档案
下列资料可以作为合同档案:
◆ 谈判记录、可行性研究报告和报审及批准文件;
◆ 对方当事人的法人营业执照、事业法人执照的副本复印件;
◆ 对方当事人履约能力证明资料复印件;
◆ 对方当事人的法定代表人或合同承办人的职务资格证明、个人身份证明、介绍信、授权委托书的原件或复印件;
◆ 我方当事人的法定代表人的授权委托书的原件和复印件;
◆ 对方当事人的担保人的担保能力和主体资格证明资料的复印件;
◆ 双方签订或履行合同的往来电报、电传、信函、电话记录等书面材料和视听材料;
◆ 登记、见证、签证、公证等文书资料;
◆ 合同正本、副本及变更、解除合同的书面协议;
◆ 标的验收记录;
◆ 交接、收付标的、款项的原始凭证复印件。
2、合同资料归档、统计与管理
 1)、公司所有合同都必须统一编号,每一份合同都必须有一个编号,不得重复或遗漏,由法务部妥善保管。
 2)、建立合同管理台账。其主要内容包括:序号、合同号、经手人、签约日期、合同标的、价金、对方单位、履行情况及备注等。台账应逐日填写,做到准确、及时、完整。
 3)、合同承办人办理完毕签订、变更、履行及解除合同的各项手续后十日内,应将合同档案资料移交法务部。
         


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